Hay dos maneras de anotar tus compromisos, en papel o en digital y he visto muchos artículos hablando del por qué es mejor y más efectivo anotarlo en papel. Lo he intentado pero para mi nada se compara con google calendar.
Google Calendar es para mi una de las mejores herramientas digitales que pueden existir y también una de la más subestimadas para productividad. Te ayuda a organizar tu día a día, programar cumpleaños, recordatorios, tareas. Te avisa cuando es tiempo de salir de tu casa para llegar a tiempo ya sea caminando, en bicicleta, transporte público o automóbil, si te llega un correo con fechas, digamos una reservación de hotel o vuelo, automáticamente va a tu calendario. Puedes compartir tus horarios libres de tu GCalendar a tus alumnos y ellos pueden escoger fechas para sus clases. También es una gran herramienta para regresar en el tiempo y ver donde estabas y qué estabas haciendo.
Uso Google Calendar para casi todo. Incluso, cuando iba a empezar a salir con mi novia, se burló de mí porque anoté nuestra primera cita. Probablemente yo me hubiera burlado también, pero la verdad es que si no anoto las cosas en mi agenda mi cerebro las olvida.
Pero mi vida no siempre ha sido así, antes de 2011 todos mis compromisos (tan grandes como se pueden tener a cierta edad) se guardaban en mi cerebro. Una pésima costumbre pero, la cantidad de compromisos y la importancia de estos no era tanta a edades tempranas de mi vida. Todo cambió cuando me fui a vivir a Amsterdam, cuando empecé mi maestría.
Era septiembre de 2011 y la clase de oboes tuvo la primera reunión con los profesores en la cafetería, donde se presentaron y nos hablaron de su forma de trabajo, etc… al final uno de los profesores nos dijo: Y no se olviden, para sobrevivir en los Países Bajos necesitan 3 cosas: usar la palabra Alsjeblieft, tener una bicicleta y una agenda. Cuando escuché sobre la agenda pensé: -¿por qué estaría cargando con una agenda para todas partes?- en pocos días la carga de horarios y compromisos me hicieron ver mi suerte y decidí empezar a usar la agenda. Pero terco como soy no quería tener que cargar una agenda para todas partes entonces decidí anotar todo en mi Ipod touch y después lo vaciaba en google calendar. Allá aprendí que hasta para salir a tomar un café con alguien se anota en una agenda.
Tiempo después me di cuenta que ya no podría dejar de usar la agenda. Tengo todo escrito ahí, uso colores para diferentes tipos de actividades. Rojo para conciertos, morado para ensayos de Sinfónica Nacional, amarillo para tiempo de estudio y/o otros ensayos que no sean de OSN. Azul marino para comidas, azul “lavanda” para traslados, azul claro para “me time”, rosa para actividades dentro del “me time”, tangerine para clases y verde para viajes. Yo sé, suena a trastorno obsesivo compulsivo, pero si le preguntan a mis personas cercanas, no lo tengo. Y cuando he dejado de anotar cosas en mi calendario, lo olvido por completo y entonces, fallo. Todo lo que yo anoto tampoco está escrito en piedra, si sale un compromiso a media semana puedo modificar mi calendario, siempre y cuando no le arruine la vida a otras personas.
Mi agenda en septiembre de 2011
Mi agenda en septiembre de 2022
Es muy importante anotar los traslados. A veces damos por hecho que sabemos las distancias y tiempos para llegar a nuestros compromisos, pero si vives en una ciudad caótica como Ciudad de México, tienes que usar si o si Google Maps para saber los tiempos de traslado. Ahora te explico cómo lo uso.
Cuando me muevo en bicicleta, que es mi forma favorita de trasladarme, ya se que si o si de mi casa al Palacio de Bellas Artes son entre 15 y 20 min, nunca más nunca menos.
Pero cuando ando en automóvil yo utilizo otro cálculo.
Checo un día antes el tiempo estimado y en el día del evento lo vuelvo a checar. Digamos que de punto A a punto B google maps dice que harás 30min. a esos 30 le agregas el 50% para que tengas un margen de error por tráfico, entonces 30 + 15 = 45. los 30 min se convierten en 45 min. (en la Ciudad de México, depende donde vives, ese 50% extra puede no ser suficiente).
Si es un compromiso donde tengo que estar media hora antes, como un ensayo o concierto donde tengo que llegar a calentar y prepararme y por lo tanto no puedo llegar en punto, a esa fórmula le agrego 30min. Concierto es a las 20:00 me toma 30 min. en llegar + 15 min. de margen de error. Tendría que salir 19:15, pero como es un concierto quiero estar media hora antes le agrego 30 min.
¿Por qué esta obsesión con calcular el tiempo?
Regresamos al 2011, cuando empezaron los ensayos de orquesta en el conservatorio yo era primer oboe y el primer día decidí llegar 15 min. antes al ensayo. Cuando llegué la project manager me regañó porque no era posible que llegara tan tarde. ¿tan tarde? 15 min antes del ensayo, además de dar el LA para mi era suficiente para calentar y empezar. Hoy en día sigo pensando que 15 min es suficiente para un ensayo, pero es algo muy personal. En ese momento me dije a mi mismo, si llegas al punto ya vas tarde, si llegas 15 min. antes vas justo. Esto es en caso de los músicos, bailarines, deportistas que realmente no pueden llegar a empezar el partido sin calentar.
Si, sigo llegando a veces tarde a lugares, una vez olvidé mi frac y me di cuenta ya en camino al concierto de OSN pero como llevaba tiempo de sobra por el cálculo de distancia pude regresar y llegar a tiempo. O esta semana, me dejaron atrapado entre dos camiones de construcción durante 15 min en una calle sin forma de salir. Llegué directo a dar el LA. Cuando recién llegué a la CDMX y aún no entendía que todo era impredecible, incluso el metro, no entendía cómo calcular mis tiempos y llegué tarde a muchos lugares. A veces me sigue pasando, sobre todo cuando no son compromisos profesionales, pero, como dije en otra entrada cualquier compromiso es importante y uno tiene que respetar el tiempo de los demás.
Estos son solo algunos consejos que a mi me sirven, y tal vez ustedes pueden usar la base y modificarlos a su gusto.
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